Executive Assistant 🇧🇯

L’usage du masculin dans cette offre sera interprété comme couvrant les genres masculin et féminin.

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IDENTIFICATION DU POSTE

Intitulé du poste: Executive Assistant

Rattachement hiérarchique:  Directrice Générale AEIG

Localisation: Cotonou (Bénin)

Type de contrat:  Prestation

Prise de poste:  Immédiate / selon profil

Statut:  Temps plein (haute disponibilité requise)

CONTEXTE & RAISON D'ÊTRE DU POSTE

La Directrice Générale d'AEIG coordonne simultanément des opérations dans deux pays (Bénin, Côte d'Ivoire), supervise cinq entités, conduit une stratégie de transformation à horizon 2030 et entretient des relations institutionnelles à l'échelle internationale tout en pilotant la tribu croissance (marketing et business development). 

L'Executive Assistant est rattaché directement à la Directrice Générale, ce rôle ne relève pas du support administratif classique : il s'agit d'un poste de confiance, à haute valeur ajoutée, dont la mission est d'anticiper, de produire et de protéger en éliminant toute friction opérationnelle et en garantissant un niveau d'exécution irréprochable sur chaque interaction.

RESPONSABILITÉS & MISSIONS DÉTAILLÉES

  Gestion de l'agenda, des voyages et des sollicitations

• Gérer proactivement l'agenda : arbitrage des priorités, anticipation des conflits, optimisation continue
• Préparer chaque rendez-vous avec rigueur : brief synthétique, contexte, enjeux, éléments de langage
• Trier, qualifier et traiter les demandes entrantes (partenaires, institutions, médias, candidatures)
• Représenter la DG sur certains échanges logistiques et organisationnels
• Maintenir un carnet de contacts structuré et à jour (partenaires clés, réseau institutionnel)
• Préparer des dossiers de voyage complets : contacts locaux, objectifs du déplacement, contexte culturel
• Gérer en autonomie les imprévus (annulations, retards, réorganisations de dernière minute)

Production de contenus

• Rédiger des discours et prises de parole structurés, inspirants et adaptés à chaque audience
• Transformer des idées brutes ou notes vocales en messages clairs et impactants
• Concevoir des présentations premium (investisseurs, partenaires institutionnels, boards) 
• Rédiger courriers, notes et communications stratégiques au nom de la DG
• Assurer la relecture et validation de tous les supports avant diffusion 
• Piloter la communication interne

Personal branding

• Piloter la présence LinkedIn de la Directrice Générale : ligne éditoriale, rédaction des posts, cohérence narrative dans le temps
• Coordonner les prises de parole publiques : conférences, panels, médias, podcasts

Excellence opérationnelle

• Assurer la gestion documentaire : classement, version control, accès rapide
• Organiser des événements de haut niveau (réunions stratégiques, dîners, rencontres institutionnelles)
• Suivre les éléments administratifs critiques et les courriers liés à la DG
• Gérer les situations d'urgence avec sang-froid et réactivité

PROFIL RECHERCHÉ

Formation & Expérience

• Bac+3/5 — école de commerce, sciences politiques, communication, droit ou équivalent
• Minimum 4 ans dans un environnement d'exigence élevée : direction exécutive, cabinet, conseil, institution internationale ou startup en scale
• Expérience avérée auprès d'un CEO, DG ou dirigeant
• Exposition internationale ou à des contextes multiculturels fortement appréciée
• Bilingue français/anglais

Compétences clés

Compétences techniques 

• Organisation & gestion des priorités
• Rédaction Français/Anglais
• Maîtrise avancée des outils de présentation (PowerPoint, Canva, outils IA)
• Gestion de projet logistique complexe
• Veille & gestion documentaire 
• Maîtrise des outils collaboratifs (Notion, Teams)

Compétences comportementales

• Intelligence situationnelle (lecture fine des contextes)
• Anticipation permanente (un pas toujours en avance)
• Discrétion absolue (accès à des informations stratégiques sensibles)
• Résistance à la pression et aux imprévus
• Exigence élevée sur la qualité (aucun livrable moyen accepté)
• Loyauté et alignement avec la vision de la Directrice Générale

Langues

• Français (niveau natif ou bilingue, obligatoire)
• Anglais professionnel (niveau professionnel courant, obligatoire)

POSTURE & VALEURS ATTENDUES

L'Executive Assistant de la Directrice Générale n'est pas une assistante ; c'est un bouclier stratégique. Nous cherchons quelqu'un qui sait :

• Anticiper les besoins avant qu'ils soient exprimés ; ne jamais attendre.
• Optimiser chaque process, chaque livrable, chaque interaction ; ne pas se contenter d'exécuter
• Élever le niveau : ne rien laisser sortir en dessous du standard attendu
• Prévenir : résoudre les problèmes avant qu'ils n'arrivent
• Protéger le temps, l'énergie et l'image de la Directrice Générale ; ne pas se limiter à assister

Date limite de candidature

12 juillet 2026

AEIG – EPITECH Afrique

EN 🇬🇧

Executive Assistant – Benin 🇧🇯

Generic Notice

The masculine form is used in this job posting for convenience only and refers to all genders.

Position Information

Job Title: Executive Assistant

Reports to: Chief Executive Officer (CEO)

Location: Cotonou, Benin

Employment Type: Service contract

Start Date: Immediate / Depending on availability

Work Schedule: Full-time (high availability required)

Position Overview

The Chief Executive Officer of AEIG simultaneously oversees operations across Benin and Côte d'Ivoire, manages five entities, leads the organization's 2030 transformation strategy, maintains high-level international institutional relationships, and oversees the Growth Tribe, including Marketing and Business Development.

Reporting directly to the CEO, the Executive Assistant is far more than a traditional administrative support role. This is a high-trust, high-impact position designed to anticipate needs, produce high-quality deliverables, and protect the CEO's time by eliminating operational friction and ensuring flawless execution across every interaction.

Key Responsibilities

1. Executive Calendar, Travel & Stakeholder Management

• Proactively manage the CEO's calendar by prioritizing requests, anticipating scheduling conflicts, and continuously optimizing time management.
• Prepare comprehensive briefing materials for every meeting, including context, objectives, key issues, and talking points.
• Screen, prioritize, and coordinate incoming requests from partners, institutions, media representatives, and candidates.
• Represent the CEO in selected logistical and organizational communications.
• Maintain an up-to-date and well-structured network of key institutional and strategic contacts.
• Prepare comprehensive travel packages, including local contacts, meeting objectives, logistical arrangements, and cultural considerations.
• Independently manage unexpected situations such as schedule changes, travel disruptions, or last-minute reorganizations.

2. Executive Content Development

• Draft speeches and executive communications tailored to a variety of audiences.
• Transform raw ideas, handwritten notes, or voice recordings into clear, structured, and impactful content.
• Design high-quality presentations for investors, institutional partners, board meetings, and executive committees.
• Draft official correspondence, strategic notes, and executive communications on behalf of the CEO.
• Review, proofread, and validate all executive materials before publication or distribution.
• Coordinate internal executive communications.

3. Executive Personal Branding

• Manage the CEO's LinkedIn presence by defining the editorial strategy, drafting content, and ensuring long-term narrative consistency.
• Coordinate public speaking engagements, conferences, panel discussions, media appearances, and podcasts.

4. Operational Excellence

• Maintain rigorous document management, version control, and rapid access to strategic information.
• Organize high-level meetings, executive events, institutional dinners, and strategic gatherings.
• Monitor critical administrative matters and official correspondence addressed to the CEO.
• Handle urgent situations with composure, sound judgment, and responsiveness.

Candidate Profile

Education & Experience

• Bachelor's or Master's degree in Business Administration, Political Science, Communication, Law, or a related field.
• Minimum 4 years of experience in a high-performance environment such as an executive office, consulting firm, international organization, government institution, or fast-growing startup.
• Proven experience supporting a CEO, Managing Director, Executive Director, or senior executive.
• International exposure or experience working in multicultural environments is highly desirable.
• Fluent in both French and English.

Required Skills

Technical Skills

• Executive organization and priority management.
• Excellent writing skills in both French and English.
• Advanced proficiency with presentation tools (PowerPoint, Canva, AI-powered productivity tools).
• Complex project and logistics coordination.
• Information monitoring and document management.
• Strong command of collaborative platforms such as Notion and Microsoft Teams.

Soft Skills

• Exceptional situational awareness and sound judgment.
• Strong anticipation skills, always staying one step ahead.
• Absolute discretion when handling highly confidential strategic information.
• Ability to perform effectively under pressure and in rapidly changing environments.
• Strong commitment to excellence, with uncompromising quality standards.
• Loyalty, integrity, and alignment with the CEO's vision and values.

Expected Mindset & Values

The Executive Assistant is not simply an assistant; they are a strategic partner and trusted protector of the CEO's time, energy, and effectiveness.

We are looking for someone who consistently:

• Anticipates needs before they are expressed.
• Continuously improves processes, deliverables, and interactions instead of merely executing tasks.
• Maintains exceptionally high quality standards in everything they produce.
• Identifies and solves problems before they arise.
• Protects the CEO's time, focus, reputation, and operational efficiency.

Application Deadline

12 July 2026

AEIG – EPITECH Africa